↧
Porque una imagen vale más que mil palabras... Nuestros servicios de Custodia y Digitalización en modo gráfico
↧
¿Se ha planteado el riesgo que supone para su organización no disponer de copias de respaldo de la documentación en papel?
Según un estudio de la Universidad del Sur de California en Los Ángeles y la Universidad Abierta de Catalonia en Santiago de Chile publicado en "Science Express" (edición digital de "Science"), en 2007 el 94% de la información almacenada lo estaba ya en formato digital. Con la intención de asegurar la pervivencia de los datos almacenados en estos soportes digitales, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, contempla el establecimiento de un procedimiento de copias de seguridad para los ficheros automatizados, dejando fuera de este requisito a los ficheros de manuales o, lo que es lo mismo, en soporte papel.
Esto sin plantear en ningún momento la prevalencia, en sentido de importancia, de los datos contenidos en el soporte electrónico o digital sobre los reseñados sobre papel, simplemente, considerando las facilidades que para implementar un procedimiento de copias de seguridad ofrece un entorno informatizado.
En GEDSA sabemos que frecuentemente el papel soporta algunos de los documentos más vitales de las organizaciones (por tradición, por no haberse resuelto un proceso de validación electrónica a nivel procedimiental ni de software, por que se trata de un documento histórico,...) Sea cual sea el motivo, sabemos que es importante preservar también esta información.
Por ello, ofrecemos la digitalización como solución para asegurar la pervivencia de los datos reflejados en documentos tradicionales en soporte papel, constituyendo el resultado de la misma una copia de respaldo, en sentido LOPD, que asegura la integridad de la documentación y su disponibilidad en caso de pérdida del original en papel.
Además, en función de los procesos de validación que se apliquen a este proceso (Digitalización Certificada, observancia del Esquema Nacional de Interoperabilidad, etc.)la copia digital podría convertirse en una “copia constatable”, en el sentido de "copia auténtica" con valor legal y probatorio.
En GEDSA podemos asesorarle para configurar un proyecto de digitalización a su medida y asegurar así la pervivencia de información crítica para su empresa.
Además, en función de los procesos de validación que se apliquen a este proceso (Digitalización Certificada, observancia del Esquema Nacional de Interoperabilidad, etc.)la copia digital podría convertirse en una “copia constatable”, en el sentido de "copia auténtica" con valor legal y probatorio.
En GEDSA podemos asesorarle para configurar un proyecto de digitalización a su medida y asegurar así la pervivencia de información crítica para su empresa.
↧
↧
Fundamentos legales para la aplicación de una Política de Gestión Documental en nuestras organizaciones
Probablemente esté usted convencido de las bondades que una Política Integral de Gestión Documental podría tener sobre su organización o tan solo intuye los beneficios que ésta podría acarrearle...
Así pues, es más que probable que se encuentre en la difícil tesitura de defender un proyecto de implementación o revisión del sistema de gestión documental ante la Dirección. Bien, la intención de este artículo es facilitarle un fundamento legal, por tanto consistente y con carácter obligatorio en el sector público y exigible en empresas que concurran en la contratación o concesión de servicios a las AAPP, para la aplicación de una Política de Gestión Documental Integral en su organización.
LEY 30/1992, DE 26 DE NOVIEMBRE, DE RÉGIMEN JURÍDICO DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Y DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO COMÚN
Artículo 3,principios que deben inspirar la actuación de las administraciones públicas:Las Administraciones públicas sirven con objetividad los intereses generales y actúan de acuerdo con los principios de eficacia, jerarquía, descentralización, desconcentración y coordinación, con sometimiento pleno a la Constitución, a la Ley y al Derecho.
Artículo 35, los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen derecho a conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos (…), A obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento (…) A no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante.
LEY 11/2007, DE 22 DE JUNIO, DE ACCESO ELECTRÓNICO DE LOS CIUDADANOS A LOS SERVICIOS PÚBLICOS
Artículo 32. Definición de expediente electrónico y las medidas a aplicar para garantizar su integridad y autenticidad.
Artículo 34. Criterios para la gestión electrónica. La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios irá siempre precedida de la realización de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio.
ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD anunciado en el art. 42 dela Ley 11/2007, fue desarrollado por el REAL DECRETO 4/2010, DE 8 DE ENERO, POR EL QUE SE REGULA EL ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD EN EL ÁMBITO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
Artículo 21. Condiciones para la recuperación y conservación de documentos:Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida; las Administraciones públicas crearán repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos.
NORMAS TÉCNICAS DE INTEROPERABILIDAD, concreción del ENI:
1.Catálogo de estándares
2.Documento electrónico
3.Digitalización de documentos
4.Expediente electrónico
5.Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
6.Protocolos de intermediación de datos
7.Relación de modelos de datos
8.Política de gestión de documentos electrónicos
9.Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas
10.Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos
11.Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales
12.Reutilización de recursos de información
13.Declaración de conformidad con el Esquema Nacional de Interoperabilidad
14.URL´s de esquemas XML
GEDSA puede ayudarle en la implantación de los procedimientos documentales, previa consultoría documental, así como en el diseño de soluciones de conversión digital (o digitalización) de los documentos en papel que permitan el lineamiento de su organización con los preceptos de la administración electrónica.
↧
¿Cómo puede el Open Data optimizar nuestros procesos de negocio a través de una correcta gestión documental?
Entre las tendencias que dominarán en mercado de las TIC en los próximos años (big data, cloud computing, acceso desde dispositivos móviles, softwares social,...), hoy hemos querido destacar el Open Data (datos abiertos) por las potencialidades que ofrece en cuanto a reutilización de la información del sector público en la emprendeduría y gestión empresarial.
Se conoce como Big Data el sistema y filosofía que posibilitan el afloramiento de los activos públicos de información como materia prima para su reutilización en la innovación, toma de decisiones, etc. De alguna manera, se trata de seleccionar los datos que, de forma gratuita y abierta, ofrecen las administraciones públicas a través de internet para aplicarlos en nuestro negocio de forma que permitan optimizar de algún modo nuestros procesos.
Por ejemplo, a través www.ine.es tenemos a nuestra disposición un volumen ingente de datos de calidad sobre un amplio espectro de áreas témáticas y de interés. ¿Por qué decimos que son datos de calidad? Porque se trata de datos completos, primarios, no propietarios, disponibles en tiempo y procesables, características todas ellas del Open Data.
Esta información, que con una mínima elaboración, puede ayudar en la toma de decisiones estratégicas dentro de un segmento concreto de negocio. Los medios de comunicación, sobretodo agencias de prensa, también suelen acudir a este tipo de fuentes para obtener una base objetiva sobre la que elaborar sus reportajes. Las opciones son ilimitadas y su explotación depende tanto del conocimiento exhaustivo de las fuentes disponibles como de la inventiva que se emplee en su aplicación.
Pero precisamente en esta multiplicidad de opciones subyace la problemática intrínseca al Open Data, ¿cómo se gestiona tal cantidad de datos y fuentes?
En GEDSA sabemos que la gestión documental está en la base del control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, incluidos aquellos procesos de los que se sirve determinada organización para incorporar los datos necesarios para elaborarlos como soporte a una gestión eficiente (material no-documental, caso del Open Data).
Siendo así, el Open Data puede convertirse en una oportunidad factible para nuestra organización si se aplican los procedimientos necesarios para evaluar las fuentes disponibles, caracterizarlas mediante la asignación de los metadatos apropiados y asegurar su uso, disposición y conservación.
En GEDSA somos expertos en gestión documental motivo por el cual podemos definir y procedimientar los requerimientos específicos del Open Data como un subtipo de nuestro servicio de Consultoría Documental, pudiéndo, además, cerrar el círculo con un servicio de Outsourcingpara la ejecución de las tareas que se definan.
↧
¿Cómo puede la gestión documental asegurar la integridad de los datos en nuestra empresa?
Habitualmente los procesos de trabajo en cualquier empresa se soportan sobre herramientas ofimáticas, en documentos sin una estructura determinada. En este escenario los datos son difíciles de localizar, perdiéndose mucho tiempo en revisar el contenido de distintos documentos para rescatar determinado dato o información y, una vez localizados, tampoco se tiene certeza alguna sobre su integridad y vigencia. Tampoco resultará sencillo en estos casos establecer medidas concretas para preservar la información fundamental de la empresa puesto que ésta se encontrará dispersa entre el acervo documental de la empresa.
¿Que puede ofrecer una empresa como GEDSA, dedicada a la gestión documental, para solucionar estos problemas? GEDSA puede ofrecer soluciones sencillas desde varias perspectivas:
¿Cuáles serán los beneficios de estas sencillas soluciones sobre la gestión documental en la organización? Principalmente, identificar la documentación generada y recibida por nuestra empresa consituye el punto de partida para establecer una política de gestión documental que, por ejemplo, asocie plazos de vigencia a los documentos (pudiendo impulsar medidas que optimicen el espacio como la destrucción de los documentos obsoletos), definir niveles de acceso dependiendo del nivel de confidencialidad o seguridad exigido por los datos contenidos en los mismos, explotar los metadatos como soporte a la toma de decisiones con la certeza de la información consultada es íntegra, resultado del análisis de todos los documentos que integran determinado procedimiento, etc...
Estos son solo algunas de las soluciones posibles. Del análisis personalizado de la casuística de cada cliente en GEDSA podemos diseñar un plan de actuación que redunde en la mejora global de la gestión documental dentro de su empresa.
![gedsa@gedsa.es]()
¿Que puede ofrecer una empresa como GEDSA, dedicada a la gestión documental, para solucionar estos problemas? GEDSA puede ofrecer soluciones sencillas desde varias perspectivas:
- Indexación de documentos: se extraen los índices o atributos que caracterizan el documento, según se haya definido con el cliente. De esta forma, se "traduce" la información desectructurada plasmada en el documento, en datos estructurados en base a un modelo de metadatos preestablecido. Esto implica tanto la indexación manual como la automática, previo estudio de los mecanismos aplicables para su extracción automatizada
- Diseño de formularios documentales: lo cual implica analizar los requerimientos informativos a satisfacer con cada documento (¿qué datos debe reflejar? ¿en qué orden?, etc.) para reflejarlos documentalmente en un formulario o formato estándar que predetermine la información a introducir en ellos o, lo que es lo mismo, estructure la información.
¿Cuáles serán los beneficios de estas sencillas soluciones sobre la gestión documental en la organización? Principalmente, identificar la documentación generada y recibida por nuestra empresa consituye el punto de partida para establecer una política de gestión documental que, por ejemplo, asocie plazos de vigencia a los documentos (pudiendo impulsar medidas que optimicen el espacio como la destrucción de los documentos obsoletos), definir niveles de acceso dependiendo del nivel de confidencialidad o seguridad exigido por los datos contenidos en los mismos, explotar los metadatos como soporte a la toma de decisiones con la certeza de la información consultada es íntegra, resultado del análisis de todos los documentos que integran determinado procedimiento, etc...
Estos son solo algunas de las soluciones posibles. Del análisis personalizado de la casuística de cada cliente en GEDSA podemos diseñar un plan de actuación que redunde en la mejora global de la gestión documental dentro de su empresa.
↧
↧
El proceso y resultado de la valoración documental como herramienta para la reducción de costes en su organización
Quien haya tenido a su cargo el archivo de gestión de su empresa reconocerá como propio el problema que se plantea cuando hay que tomar decisiones respecto a su conservación, transferencia o expurgo y destrucción de los documentos. El inmovilismo no es, en este caso, una opción aceptable puesto que agravará los problemas de acumulación de documentos, saturación de depósitos de archivo y todo el resto de las dificultades asociadas a la tarea de localizar el documento oportuno, vigente y definitivo en el momento en que se necesita. Pero es que, además, conservar documentación no vigente o sin valor supone un coste no justificable a nivel operativo ni estratégico. Por todo esto, es aconsejable aplicar, de forma sistemática, un proceso de valoración documental que permita prescindir de la documentación sin un valor crítico para la organización.
La valoración documental, en este contexto, se corresponde con la fase del tratamiento archivístico consistente en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencias, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
Llegados a este punto, ¿se ha parado a reflexionar estimando el porcentaje aproximado de documentos que podría destruir mediante la aplicación del calendario de conservación en que se concreten los criterios de valoración? ¿Podría extraporlar el coste que actualmente le supone conservarlos? Estos son algunos de los costes que debería considerar en relación con estos documentos sin valor aparente para la organización:
La valoración documental, en este contexto, se corresponde con la fase del tratamiento archivístico consistente en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencias, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
Llegados a este punto, ¿se ha parado a reflexionar estimando el porcentaje aproximado de documentos que podría destruir mediante la aplicación del calendario de conservación en que se concreten los criterios de valoración? ¿Podría extraporlar el coste que actualmente le supone conservarlos? Estos son algunos de los costes que debería considerar en relación con estos documentos sin valor aparente para la organización:
Externalización de documentos de la organización a empresas privadas de custodia o
Alquiler y/o mantenimiento de documentos en dépositos de la propia organización
Pérdida de horas en la localización de expedientes
Tiempo destinado a la gestión (archivado, transferencia, etc.)
GEDSA ofrece a sus clientes, el servicio de estudio o consultoría documental necesario para la determinación de los criterios de valoración (analizando las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de las series documentales) para establecer los plazos de transferencia, acceso y conservación o, en su caso, eliminación total o parcial de las series documentales.
Por otro lado, GEDSA presta el servicio valoración y expurgo, aportando los medios necesarios para las tareas de selección, preparación de los documentos y ejecución de la transferencia o destrucción de la documentación, según corresponda.
En definitiva, GEDSA puede ayudarle a reducir y gestionar de forma óptima estos costes. Contacte con nosotros en busca de soluciones prácticas y reales.
↧
Aspectos a tener en cuenta en la contratación de servicios de digitalización de documentación histórica
En primer lugar, es importante que se trate de una empresa capaz de asesorarnos y parametrizar proyectos a medida, teniendo en cuenta, entre otras variables:
Estándar de captura (nivel de resolución, rango dinámico, profundidad de bits, representatividad del color, etc)
Modelo de metadatos para la caracterización del documento y representación de su contenido.
Conocimiento de los estándares en cuanto al formato de imagen, estructura de la base de datos resultante de la indexación, etc.
Aplicación de OCR o ICR a demanda.
Es interesante que la empresa a contratar ofrezca la posibilidad de implantar software de Biblioteca Digital con utilidades de búsqueda y visualización.
Se requiere la digitalización mediante Escáner Cenital, la cual:
Se requiere la digitalización mediante Escáner Cenital, la cual:
Evita retirar la encuadernación de volúmenes, libros, legajos, etc.
Permite digitalizar la hoja que se va a reproducir sin presión, manteniendo un ángulo de abertura natural.
La estructura de su soporte incorporado que evita la deformación del lomo
Los contenedores utilizados para el transporte y almacenaje deberán ser de contenedores de cartón no ácido:
Evita fluctuaciones de humedad
Protege la documentación del polvo
Neutraliza los gases ácidos
Reduce la fotoxidación a cero
Evita la decoloración del papel y encuadernaciones
El personal de la empresa debe efectuar una mínima manipulación del original, teniendo en cuenta los siguietes preceptos:
Respeto a la integridad documental evitando sustraer, desordenar o alterar de modo alguno la unidad documental formada por el expediente, libro, etc.
Utilización de guantes de látex en cualquier contacto con la documentación
En GEDSA somos expertos en gestión de proyectos de digitalización de fondo histórico. Consúltanos y podremos asesorarte en la definición de tu proyecto.
↧
GEDSA digitalizará las historias clínicas del "CC.EE. el Grao" y "Casa del Mar" en continuidad al Servicio de Archivo Externo ofrecido al Hospital Clínico - Malvarrosa
GEDSA ha sido propuesta por el Departamento de Salud Valencia Clínico - Malvarrosa para la adjudicación del Servicio de Digitalización de Documentos Clínicos, consistente en:
Digitalización de documentación radiológica asistencialmente activa.
Digitalización de historias clínicas a demanda en el Centro de Especialidades El Grao y Casa del Mar.
Dichos servicios complementan al de Archivo Externo al Hospital Clínico y Hospital Malvarrosa adjudicado a GEDSA de forma sucesiva desde el año 2009.
Nuestra experiencia en proyectos de digitalización de documentación clínica nos permite afrontar este proyecto consistente en la digitalización a demanda de las historias clínicas de las especialidades asistencialmente más activas (Salud Mental Infantil, Digestivo, Cardiología, Urología, Alergología y Oftalmología) y su integración con las aplicaciones informáticas existentes en el Sistema de Información Hospitalario.
En cuanto al servicio de digitalización de documentación radiológica asistenciamente activa, el servicio es la continuación del ya ofrecido por GEDSA mediante el cual se posibilita la integración de las imágenes radiológicas en soporte placa en el sistema de radiología digital (PACS) del Hospital Clínico de Valencia.
Entre los beneficios vinculados al proyecto, destacan los relativos a la mejora en la gestión de la documentación clínica asociada a cada paciente, la cual estará:
Unificada en un solo puntoY el ahorro de costes de gestión del archivo físico:
Accesible de forma concurrente en cualquier consulta las 24 horas los 365 días al año
Disminución del coste del movimiento de historias
Aprovechamiento con fines asistenciales del espacio físico actualmente ocupado por la documentación
Disminución de coste asociado a minimizar los riesgos de pérdida y deterioro de la información
Etc.
↧
¿Has pensado alguna vez en implantar un Sistema de Gestión Documental para la gestión electrónica de los documentos en tu oficina?
Quizás sería interesante que te planteases cumplir primero con las siguientes 10 recomendaciones básicas de gestión documental:
- El archivo de oficina o gestión debe ser reflejo de las actuaciones de la organización y del departamento en que se enmarca;
- En la medida de lo posible, los documentos deben respetar el orden original de creación o recepción de los documentos y expedientes, según el procedimiento que los soporte;
- Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto;
- Los expedientes deben estar individualizados refiriéndose cada uno a la resolución de un asunto;
- Identifique serie con procedimiento;
- Determine el título oficial de la serie, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, manuales de procedimientos, en la propia documentación, etc. Una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
- Cada serie documental debe estar identificada y codificada en el cuadro de clasificación de la organización
- Las series documentales se pueden ordenar bajo los siguientes criterios: orden cronológico (presupuestos, nóminas, etc.), alfabético (expedientes personales, asuntos, etc.), numérico (documentos contables, nº de control de expedientes codificados, etc.).
- Hay que prestar especial atención a la Correspondiencia puesto que la emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente. La que no formen parte de ningún expediente, de forma excepcional, se organizarán como serie “correspondencia" (cada documento se une a su respuesta, archivando el conjunto por orden cronológico de salida, clasificándose como relaciones exteriores o interiores y cuando su volumen dentro del año sea importante, se podrá subdividir por organismos).
- Los documentos de apoyo administrativo o informativo recopilados para la resolución de un expediente (boletines oficiales, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, leyes, normas, textos bibliográficos, etc) carecen de valor administrativo motivo por el cual deberán eliminarse del expediente.
Te sorprenderá comprobar lo sencilla que resulta la implantación de cualquier herramienta cuando los procedimientos de gestión documental están claros. En GEDSA podemos ayudarte a evaluar la situación de tu organización en lo referente a la gestión documental de cara a la implementación de un Software o Sistema de Gestión Documental.
↧
↧
Reflexiones sobre Gestión Documental: ¿Por qué en la nube?
Supongo que alguno de vosotros también habréis visto en vuestra ciudad mensajes en los paneles de tráfico del tipo "¡Comparte coche!". En nuestro caso, por alguna extraña razón, conexión mental defectuosa o "deformación" profesional asociamos esto con el "Cloud Computing"porque… ¿qué son los servicios en la nube sino un modelo de acceso a recursos informáticos compartidos?
Es evidente que compartir coche supone un ahorro en el gasto en combustible y una medida para minimizar la incidencia sobre el medio ambiente. Así pues, siguiendo con la alegoría, es también evidente que compartir recursos (servidores, telecomunicaciones, aplicaciones, servicios, etc.) también resulta más económico y, por tanto, atractivo a las empresas.
Pero en GEDSA no vemos solo este beneficio para nuestros clientes (tan tangible y beneficioso a nivel de ROI) sino que vamos más allá y vemos una posibilidad de ofrecer un servicio verdaderamente adaptado a las necesidades del cliente.
Sigamos con el ejemplo, un todo-terreno resulta muchas veces excesivo para el ajetreado tráfico de la ciudad, más aún si intentamos encajarlo en las diminutas plazas de parking del centro... Pues bien, algo parecido pasa con las grandes soluciones de software de gestión documental que se ofertan en el mercado, alto coste de implementación para un alto nivel de funcionalidad (y esto último no en todos los casos) cuando, en muchas ocasiones, lo único que pretende el cliente es solucionar pequeños aspectos relativos a la gestión documental en su compañía.
En GEDSA somos gestores de la documentación antes que empresa de servicios por lo que conocemos y entendemos las diversas casuísticas de nuestros clientes. Esto nos permite ofrecer soluciones de gestión documental escalables, dimensionables conforme a las necesidades a satisfacer teniendo en cuenta opciones como la de los "servicios en la nube" con menores costes de implementación y mantenimiento. GEDSA es socio integrador y distribuidor de la solución Athento iDM de gestión documental de última generación, implementable también en la "nube".
Es evidente que compartir coche supone un ahorro en el gasto en combustible y una medida para minimizar la incidencia sobre el medio ambiente. Así pues, siguiendo con la alegoría, es también evidente que compartir recursos (servidores, telecomunicaciones, aplicaciones, servicios, etc.) también resulta más económico y, por tanto, atractivo a las empresas.
Pero en GEDSA no vemos solo este beneficio para nuestros clientes (tan tangible y beneficioso a nivel de ROI) sino que vamos más allá y vemos una posibilidad de ofrecer un servicio verdaderamente adaptado a las necesidades del cliente.
Sigamos con el ejemplo, un todo-terreno resulta muchas veces excesivo para el ajetreado tráfico de la ciudad, más aún si intentamos encajarlo en las diminutas plazas de parking del centro... Pues bien, algo parecido pasa con las grandes soluciones de software de gestión documental que se ofertan en el mercado, alto coste de implementación para un alto nivel de funcionalidad (y esto último no en todos los casos) cuando, en muchas ocasiones, lo único que pretende el cliente es solucionar pequeños aspectos relativos a la gestión documental en su compañía.
En GEDSA somos gestores de la documentación antes que empresa de servicios por lo que conocemos y entendemos las diversas casuísticas de nuestros clientes. Esto nos permite ofrecer soluciones de gestión documental escalables, dimensionables conforme a las necesidades a satisfacer teniendo en cuenta opciones como la de los "servicios en la nube" con menores costes de implementación y mantenimiento. GEDSA es socio integrador y distribuidor de la solución Athento iDM de gestión documental de última generación, implementable también en la "nube".
¿Te apetece que hablemos de gestión documental?
↧
GEDSA visita Andorra para participar en una jornadas sobre la importancia y beneficios de una buena gestión documental
El pasado día 19 de febrero, GEDSAvisitó Andorra para participar en las jornadas convocadas por GADSA Andorra sobre la"Importancia y beneficios de una buena gestión documental".
En colaboración con nuestros socios de Yerbabuena Software, impartimos tres conferencias orientadas a 3 colectivos con necesidades específicas:
- 09:30 Conferencia en el Centre de Congresos d'Andorra la Vella, orientada a las necesidades de las Administraciones Públicas.
- 12:00 Conferencia en el Col.legi d'Advocats d' Andorra, dirigida a este colectivo profesional de abogados.
- 14:00 Conferencia en el Centre de Congresos d'Andorra la Vella, convocada por la Cambra de Comerç, para presentar la gestión documental a representantes de la Empresa Privada.
El eje estructural de las tres presentaciones fue presentar los beneficios que una buena gestión documental puede reportar a estos tres colectivos y explicar cómo la implantación de un Sistema de Gestión Documental por parte de expertos puede ayudarles a alcanzar sus objetivos de gestión, sobretodo si se apoya en una herramienta tecnológica solvente como es Athento de Yerbabuena Software.
Pueden consultar el evento en la web de ATV (21'): http://www.andorradifusio.ad/programes/informatiu
 | ||
| Un momento de la Conferencia para Empresa Privada, a cargo de Mª José Gimeno (GEDSA) y Rubén Lirio (Yerbabuena Software). De pie, Pere Montes de Oca (GADSA Andorra) |
Queremos agradecer a nuestros socios de Yerbabuena Software y especialmentea los compañeros de GADSA Andorra,por la oportunidad de presentar los servicios de consultoría documental prestados por GEDSA en como medio complementario al software y otras aplicaciones tecnológicas para la optimización de resultados y procesos, ahora también en Andorra.
↧
GEDSA organiza con su socio Yerbabuena Software un Webinar sobre cómo implantar con éxito un Sistema de Gestión Documental
| ||||||||||||
GEDSA, en colaboración con su socio tecnológico Athento, ofrecen un seminario on-line totalmente gratuito. Asistiendo a este webinar aprenderá:
 Ponentes:
| ||||||||||||
↧
Si no pudiste asistir a nuestro webinar ¿Cómo implantar con éxito un Sistema de Gestión Documental?
Si no tuviste oportunidad de asistir al webinar organizado por Athento y GEDSA, ahora puedes acceder a través de la web de IT-Latino http://www.demosdesoftware.com/videos/2163/gestion-documental/20140226-athento-1012x720mp4/cms-gestion-documental.
En este webinarte explicamos paso a paso el proceso de implantación de un software de gestión documental, incluyendo el proceso de análisis del problema y diseño conceptual del sistema.
En este webinarte explicamos paso a paso el proceso de implantación de un software de gestión documental, incluyendo el proceso de análisis del problema y diseño conceptual del sistema.
↧
↧
GEDSA prestará el servicio de almacenamiento, custodia y gestión del archivo pasivo de unidades documentales clínicas del Hospital General Universitario “J. M.ª Morales Meseguer” de Murcia
GEDSA ha resultado adjudicataria del Servicio almacenamiento, custodia y gestión del archivo pasivo de unidades documentales clínicas del Hospital General Universitario “J. M.ª Morales Meseguer” de Murcia con un proyecto ejecutivo desglosado en:
Traslado de Documentación Clínica
Procedimiento de traspaso de la documentación desde el anterior adjudicatario (inicio del contrato.
Procedimiento de pasivización masiva de documentación clínica ubicada en el Hospital (primera extracción y sucesivas).
Otras transferencias: necesidades del Hospital en lo referente al movimiento de unidades documentales entre el Archivo del Hospital y el centro de custodia.
Inventariado de Unidades Documentales
Historias Clínicas Externalizadas.
Historias Clínicas Activas.
Resto de Documentación Clínica.
Servicio de Consultas Documentales
Proceso de atención a consultas de historias clínicas.
Software GEDSA para la gestión del Archivo Externo.
Conservación y Custodia.
Proceso de Destrucción Certificada.
En GEDSA venimos prestando nuestros servicios documentales en la Región de Murcia desde los inicios de la compañía en 1993 y, con esta adjudicación, ampliamos nuestra cartera con el Hospital de referencia del Área de Salud VI Vega Media del Segura.
Concretamente, un servicio de custodia externalizada como el que prestará a GEDSA al Hospital General Universitario “J. M.ª Morales Meseguer” de Murcia ofrece ventajas tales como:
Aseguramiento del cumplimiento de la normativa LOPD respecto al archivado y acceso de esa documentación.Puedes descargar otros casos de éxito del Servicio de Custodia Externa prestado por GEDSAaquí.
Importante ahorro en espacio en sus archivos.
Archivo organizado y accesible.
Sistemática de expurgo de documentación que asegura que tu archivo no crecerá más de lo necesario.
Condiciones de seguridad de la documentación superiores a las de la ubicación original de la documentación.
↧
Manuel Llombart visita el archivo de historias clínicas del Hospital La Plana que GEDSA está digitalizando desde 2012
La visita de ayer del Conseller de Sanitat, Manuel Llombart, al archivo de historias clínicas del Hospital La Plana nos ha parecido un estupendo pretexto para compartir la experiencia de GEDSA al frente del equipo técnico que lleva ejecutando el proyecto de digitalización de historias clínicas desde febrero de 2012.
 |
| El Dr. Rodrigo Muñoz (Jefe de la UDCA del Hospital La Plana) conversando con el Conseller Llombart, en presencia de Pascual Sendra (Director de GEDSA Grupo Entorno Documental S.A.). |
La relación de GEDSA con el Hospital La Plana data de 2004 año en que se adjudicó a nuestra empresa el primer contrato público para digitalizar las historias clínicas del archivo del centro. El Hospital La Plana ha sido, desde sus inicios, un centro pionero en acometer proyectos de conversión digital de la documentación clínica siendo, más recientemente, el primer Hospital de la Comunitat Valenciana en iniciar un proyecto de digitalización por "agenda" o por "cita", es decir, un proyecto en el que la priorización sobre el conjunto total de historias a digitalizar viene marcada por programación de las agendas, ajustando el ritmo de digitalización a la presión asistencial. Este planteamiento, que ha abierto una novedosa vía de trabajo en el acercamiento a la utópica historia clínica electrónica, ha supuesto un giro copernicano frente a otras concepciones como la digitalización de las historias clínicas pasivas, éxitus,... cuyos beneficios en la atención sanitaria nunca serán tan evidentes.
 |
| Un momento de la visita del Conseller en que se observa el trabajo de las indizadoras (Técnicos Superiores en Documentación Sanitaria) de GEDSA |
GEDSA resultó adjudicataria en 2011 del Servicio de Dirección y Gestión del Archivo de Historias Clínicas y su total digitalización para el Hospital La Plana de Vila-Real lo cual supuso una continuidad y aprovechamiento de las sinergias adquiridas desde 2004. Tras la adjudicación, GEDSA instaló un Centro de Digitalización en el propio Archivo del Hospital, aportando su propio personal (Técnicos en Documentación Sanitaria, Especialistas en Digitalización, Licenciados en Documentación, etc.) y equipo técnico e incorporando, gradualmente, al personal del Archivo del Centro a tareas relacionadas con la cadena de digitalización.
El proyecto incluye todo el ciclo de conversión de los documentos clínicos derivados de la atención diaria en el Centro, desde la extracción de las historias "en papel" de los pacientes con cita programada en los próximos días, pasando por su digitalización, indexación (proceso mediante el cual se le asignan una serie de atributos como el "tipo de documento" o la "fecha" que ayudarán al facultativo a recuperar la información clínica de la forma más precisa posible) y carga de la documentación digitalizada en el sistema de información hospitalario, hasta la recogida de los documentos en papel que cada día se generan en las distintas consultas.
GEDSA sigue ampliando su experiencia en el ámbito de la digitalización de documentación clínica, agradeciendo a proyectos como el acometido en el Hospital La Plana que nos han ayudado a adquirir un alto grado de eficiencia y solvencia en la prestación de este tipo de servicios.
↧
GEDSA resulta adjudicataria del servicio de gestión y custodia de las historias clínicas del Hospital Francesc de Borja y Departamento de Salud de Gandia
Esta adjudicación supone la continuidad del servicio de archivo externo de historias clínicas que GEDSA viene prestando al Hospital Francesc de Borja desde 2010. El objeto del servicio lo constituye la custodia de 193.700 historias clínicas actualmente externalizadas, más 2.000 nuevas unidades y aproximadamente 1.000 sobres de inserciones a retirar por GEDSA durante el transcurso del contrato.
Nuestra propuesta de trabajo se presentó desde el convencimiento de que GEDSA y sus empleados ofrecen la garantía necesaria para un proyecto de estas características, entre otros, por los siguientes motivos:
GEDSA ES ESPECIALISTA EN CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN
GEDSA dispone de varios centros de custodia en España desde los que da servicio a empresas y organismos públicos con documentación tan sensible y confidencial como pueden ser las historias clínicas de diversos hospitales. Nuestros centros de custodia cumplen la característica de ser totalmente aislados o exentos.
GEDSA ES ESPECIALISTA EN DIGITALIZACIÓN
GEDSA dispone de un departamento de digitalización permanente. El departamento está provisto de todos los medios técnicos necesarios para la realización de cualquier trabajo de digitalización que se nos encomiende.
GEDSA ESTÁ INTEGRADA POR PERSONAL ALTAMENTE CUALIFICADO
Contamos con Licenciados en Documentación, Técnicos en Documentación Sanitaria, Especialistas en Logística, Ingenieros Técnicos y Superiores en Informática vinculados a éste y otros proyectos en ejecución.
GEDSA ES IMPLANTADORA DE PROYECTOS
GEDSA lleva a cabo el desarrollo integral de proyectos, desde la definición de necesidades hasta la puesta en marcha de soluciones en proyectos de digitalización, gestión de documentos y sistemas de archivo.
Seguimos trabajando día a día para prestar el mejor servicio a nuestros clientes como el Hospital Francesc de Borja de Gandia.
↧
Nuestra "nube de palabras" en gedsa.es
↧
↧
Gestión Documental aplicada a la automatización de tareas de back-office: clasificación de documentos y extracción de metadatos
En nuestro día a día generamos "tablas" y "documentos" para describir distintos aspectos de los documentos que manejamos (fechas, títulos, estado de tramitación, etc.) para que, de alguna manera, nos ayuden a gestionarlos. Estamos, pues, generando metadatos sobre los documentos. Desafortunadamente, el hecho de que estos datos se registren en una hoja de cálculo o similar no nos está aportando ningún valor añadido y está penalizando nuestra gestión por el coste de una tarea de extracción puramente "manual".
Las herramientas de gestión documental como las que GEDSA implanta a sus clientes poseen utilidades relacionadas con la captura y extracción de metadatos de los documentos (sea cual sea su formato original: electrónico o digitalizado a partir de un documento en papel). Estas funcionalidades permite definir modelos de captura a partir de detección de la tipología documental (clasificación automática) y sus metadatos asociados (extracción automática)
La tipología documentalviene determinada por las características físicas del documento (aplicando técnicas para la representación y comparación de histogramas del documento con el del modelo predefinido) y por la presencia de determinadas expresiones características, que es posible localizar mediante la combinación de algoritmos de OCR (si corresponde) y expresiones regulares (secuencias de caracteres que conforman un patrón de búsqueda). Por ejemplo, si en un documento aparece la expresión "factura" es más que probable que se trate de ese tipo de documento y, siendo así, es posible pre-definir su clasificación automática en base a ese criterio. Esto es útil cuando nos encontramos con expedientes que contienen documentación heterogénea que nos interesa identificar por su tipología (separar el contrato de la factura, por ejemplo).
La extracción de los metadatos asociados a cada tipo de documento (previamiente clasificado de forma automática) también puede automatizarse. Para ello se aplican técnicas de procesamiento de texto (OCR) que extraen el texto completo del documento que pueden combinarse con otras, más específicas (como la definición de las coordenadas dentro del documento de las que debe extraerse cada metadato. Por ejemplo, si tratamos con formatos de documento homogéneos, como pueden ser las facturas emitidas por una compañía) podemos trazar sobre el documento el área que contiene datos como el número de factura puesto que siempre aparece reflejado en la misma zona del documento y es, por tanto, previsible.
Volvamos al principio...Sabiendo ahora todas las potencialidades que le ofrece una herramienta de gestión documental en cuanto a automatización ¿cree sinceramente que supone un ahorro seguir "picando" a mano los metadatos que necesita en su gestión diaria?
Es posible incluso que esté convencido de las bondades que los automatismos descritos en este artículo pero le preocupe cómo configurarlos a su casuística. En GEDSA aportamos soluciones globales por lo que cualquier implantación de software viene acompañada de un estudio previoy de la adaptación de la herramienta para que solo tenga que ocuparse de utilizarla ya en condiciones de pleno rendimiento.
↧
GEDSA digitalizará las historias clínicas activas y éxitus del Hospital Universitario Dr. Peset
GEDSA, como adjudicataria del servicio de digitalización de historias clínicas del Departamento de Salud Valencia-Dr. Peset, asistirá al Hospital Universitario Dr. Peset en la conversión a formato digital de su archivo clínico en papel con el fin de integrar la información asistencial en la historia clínica electrónica (HCe).
El proyecto busca desde el inicio acompasar el proceso de digitalización con las necesidades de demanda de Historias Clínicas, cubriendo especialmente las circunstancias temporales derivadas de la atención diaria de pacientes tanto de forma programada como urgencias.
EN EL HOSPITAL UNIVERSITARIO DR. PESET EXISTE UNA “CULTURA CORPORATIVA” EN TORNO A LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA
La puesta en marcha de ORION en el Hospital Universitario Dr. Peset data de 2008. Desde 2009 se han ido incorporando módulos progresivamente hasta alcanzar un 85% de implantación de la Historia Clínica Electrónica en la actualidad.
El impulso de un proyecto de digitalización como el que ocupa la presente propuesta técnica no viene sino a potenciar posibles sinergias en la gestión documental electrónica del fondo clínico del Hospital.
El centro de digitalización se instalará in situ, en el archivo del Hospital Universitario Dr. Peset minimizando cualquier riesgo de fuga de información y optimizando el acceso a los documentos clínicos.
GEDSA ES ESPECIALISTA EN PROYECTOS “DIGITALIZACIÓN PROGRAMADA” E INTEGRACIÓN EN ORIÓN
GEDSA cuenta con experiencia y recursos técnicos para proporcionar el mejor asesoramiento en función de las características del proyecto.
GEDSA dispone de un departamento de digitalización permanente. El departamento está provisto de todos los medios técnicos necesarios para la realización de cualquier trabajo de digitalización que se nos encomiende.
El departamento de digitalización de GEDSA alcanza actualmente una producción de 1.000.000 de documentos mensual. GEDSA mantiene equipos de digitalización en diversos clientes los cuales digitalizan, indexan e integran la documentación digitalizada directamente en los sistemas de gestión del cliente.
Destacan los proyectos que, GEDSA está ejecutando en la actualidad de digitalización “programada” o por agenda, en los hospitales de La Plana en Villarreal y Reina Sofía en Murcia, además de en los Centros de Especialidades del Grao y Casa del Mar, dependientes del Hospital Clínic Universitari en Valencia.
↧
6 razones para optimizar la gestión documental en mi empresa
La realización de una Consultoría o Estudio Documentalpermite diagnosticar los problemas documentales analizando sus causas y estableciendo las directrices para la mejora integral del sistema:
“Mejora de la Gestión” El examen de los procesos documentales contribuye a la optimización de los trámites administrativos.
“Aprovechamiento de los Recursos” Posibilita detectar y evitar las “fugas” de información causadas por una mala gestión documental permitiendo un mayor aprovechamiento de los recursos informativos.
“Informatización” Constituye la base para el diseño y/o parametrización de un Sistema de Gestión Documental Informatizado eficiente.
“Formación” Revela las necesidades de formación del personal para la explotación óptima de los recursos disponibles y su orientación hacia la gestión del cambio.
“Optimización del Archivo Físico” Mejora en la gestión de los expedientes físicos.
“Optimización del Archivo Lógico” Mejora en la gestión de los expedientes digitales y/o electrónicos y de las aplicaciones informáticas implicadas en los procesos de gestión documental.
El análisis exhaustivo de la documentación permitirá el diseño de un nuevo Sistema de Gestión Documental. En GEDSA podemos ayudarte y formar parte de la solución a través de nuestros servicios, contacta con nosotros.
↧